Privacyverklaring Gemeente Oosterzele

Privacyverklaring – versie 2.00 (16-03-2021)

Om u als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Gemeente en OCMW Oosterzele.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur beroep op doet.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.

Wij bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat uw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we uw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

- om een wettelijke verplichting na te komen

o Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.

- voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag

o Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.

- wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven

o Bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

- voor de uitvoering van een overeenkomst met u

o Bijvoorbeeld: wanneer u zich inschrijft voor een activiteit die het gemeentebestuur organiseert, of wanneer u materiaal ontleent bij de technische dienst.

- om een ernstige bedreiging voor uw gezondheid te bestrijden

o Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

- identificatie- en contactgegevens

o Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, Rijksregisternummer, telefoonnummer, …

- persoonlijke kenmerken

o Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …

- samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties

o Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, …

- persoonlijke interesses en voorkeuren

o Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, …

- financiële bijzonderheden

o Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …

- sociale (zekerheids)gegevens

o Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, …

- beeld- en geluidsopnamen

o Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname, …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

- gegevens betreffende de gezondheid

o Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, …

- politieke opvattingen

o Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, …

- filosofische of religieuze overtuigingen

o Bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel, ten laste name van onkosten begrafenis, …

- raciale of etnische gegevens

o Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, …

- lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond)

o Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, …

- gegevens over het seksuele leven:

o Bijvoorbeeld: persoonlijke relaties in het kader van sociaal onderzoek, aangifte geslachtsverandering, …

Het gemeentebestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.

Doorgifte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten

In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. Meer informatie over de verwerkersovereenkomsten vindt u hier.

Protocollen

Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens. Bekijk het overzicht van onze protocollen .

Openbaarheid van bestuur

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden uw persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens steeds vooraf getoetst aan de privacywetgeving. Meer informatie over openbaarheid van bestuur

Rechten

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

U mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden

U mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

- de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;

- u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;

- u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;

- uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;

- uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

- u de juistheid van die gegevens betwist;

- de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;

- wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;

- u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heeft u het recht om u hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van u, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft evenwel geldig.

Uitoefenen van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Onderaan vindt u de kanalen waarlangs u ons kunt contacteren (onder Contactgegevens).

Indien u uw gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties uw gegevens hebben geraadpleegd, kunt u zich rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier .

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kunt u uw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

Nieuwsbrieven

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven, zoals de nieuwsbrief van de bibiliotheek. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in ons gemeenteblad, onze vrijetijdsbrochures, op onze websites en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren uw recht op afbeelding en engageren ons om u bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van uw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin u het hoofdonderwerp bent, waarbij u poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd uw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf u aanspreken. U kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

Sociale media

Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Hoplr, Youtube, Instagram.

Indien u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan uw verzoek gevolg te geven. Jaarlijks worden de afgehandelde en niet langer relevante berichten verwijderd, behalve indien deze moeten worden bewaard in het kader van dossiervorming.

Indien u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.

Op sociale mediaplatformen maken wij soms gebruik van gerichte campagnes en/of berichten naar bepaalde doelgroepen. Op basis van bepaalde ingestelde parameters (bv. leeftijd of locatie) kunnen we onze communicatie gericht concentreren op het relevante doelpubliek (bv. bij openstaande vacatures of georganiseerde jeugd- en vrijetijdsactiviteiten).

Uw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

Cookies en tracking

Wij maken op onze website en voor onze onlinediensten gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie.

Vragen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Bent u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure > om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure > om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Contactgegevens

U kan ons contacteren via het contactformulier , per e-mail naar privacy@oosterzele.be of per brief naar Gemeente Oosterzele (Dorp 1, 9860 Oosterzele) of OCMW Oosterzele (Gootje 2, 9860 Oosterzele)

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.